Istotnym czynnikiem w japońskiej kulturze ciągłego doskonalenia – Kaizen jest umiejętność zarządzania zmianą. Ludzie często boją się zmian i nowości, dlatego jest to tak ważne, aby właściwie pokierować zmianą i przezwyciężyć siłę przyzwyczajeń.

Zarządzanie zmianą jest uporządkowanym podejściem skupiającym się na wszystkich zmianach zachodzących w organizacji oraz wsparciu pracowników w zaakceptowaniu i przyjęciu tych zmian. Zamiana powinna być cykliczna, gdyż bez niej nie można poprawić stanu obecnego.

Proces zarządzania zmianą składa się z następujących  działań:

  • Stworzenia poczucia pilności,
  • Stworzenia skutecznego zespołu,
  • Opracowania wizji i strategii,
  • Pozytywnej komunikacji,
  • Umożliwienia działania w kierunku zmiany,
  • Dążenia do szybkiego zwycięstwa,
  • Ciągłej walki i pracy,
  • Zakończenia i podsumowania zmiany.
Zarządzanie zmianą

Zanim zaczniemy wdrażać zmianę w organizacji musi zaistnieć poczucie pilności. Stworzenie poczucia pilności może zostać oparte na wynikach analizy rynku i działań konkurencji. Taka analiza daje nam możliwość zrozumienia słabych stron organizacji w porównaniu z konkurencją oraz większą świadomość dotyczącą słabych stron we własnej organizacji. Pozwala także na identyfikacje i dyskusje nad obecnym lub potencjalnym kryzysem oraz możliwymi wielkimi zmianami. Tworzenie poczucia pilności kreowane jest również dzięki ciągłemu doskonaleniu systemu operacyjnego czy szkoleniu z narzędzi i kompetencji.

 

Potrzeba mocnego zespołu jest niezbędna aby właściwie wdrożyć zmianę. Ważne jest zatem powołanie członków zespołu z wystarczającym zaangażowaniem do wdrożenia zmian. Znalezienie właściwych ludzi nie jest takie proste jak się pozornie wydaje – trzeba zbudować zaufanie i ukierunkować jednostki do pracy jako zespół. Cała grupa musi bazować na wspólnie ustalonych celach i strategii, które są stałym kierunkiem działania. Dla podniesienia skuteczności zespołu, należy zadbać o ciągłe rozwijanie kompetencji pracowników poprzez szkolenia i e-learning. Warto optymalizować również procesy planowania, aby umożliwić jasne zasady udziału w zadaniach.

 

Aby utrzymać kierunek zmian i realizować cele organizacji potrzebne są także jasna wizja i strategia. Wizja, pozwalająca tworzyć szczupłe przedsiębiorstwo, której elementem powinna być kontrola nad zmianą. Strategia powinna być opracowana w sposób umożliwiający osiągnięcie stanu określonego w wizji. Wypracowanie wizji i strategii jest niezwykle ważne, gdyż pomaga pracować nad zwiększeniem zysku i poprawą konkurencyjności firmy. Proste przesłanie powtarzane często ma większą siłę przekazu niż skompilowane stwierdzenia. W celu zakomunikowania nowej wizji i strategii należy użyć wszelkich możliwych środków, pamiętając o zasadzie, że zaangażowanie idzie z góry.

Zarządzanie zmianą2

Aby umożliwić działania w kierunku zmiany, wszystkie bariery powinny zostać usunięte. Systemy lub struktury, które nie poddają się procesowi zmian, należy opracowywać na nowo. Wszyscy powinni wspierać wizję przy jednoczesnym uznaniu wagi przywództwa i wsparcia. Zachęcanie do podejmowania ryzyka i działalności wynikającej z nowych pomysłów jest kluczem do wprowadzenia zmiany. Dlatego należy angażować pracowników w działania ciągłego doskonalenia dla osiągnięcia określonego celu transformacji.

 

Szybkie zwycięstwa są narzędziem motywacji pracowników i utrzymania pędu. Udoskonalenia, które każdy będzie mógł zobaczyć, prowadzą do wczesnego rozpoznania korzyści i zwrotów z inwestycji oraz wzrostu motywacji pracowników. Zapewnia to również podtrzymanie impetu zmian. Należy doceniać i wynagradzać tych, którzy przyłożyli rękę do sukcesu. Zakładową nagrodą dla pracowników może być publikacja szybkich i znaczących sukcesów, czy docenienie pracy na forum.

 

Stagnacja i cofanie się może zdarzyć się nawet przy najlepszym zarządzaniu zmianą – kluczowe jest utrzymanie tempa zmian. Należy wykorzystać rosnącą siłę zmiany do optymalizacji wszystkich systemów, struktury i zasad, które nie wspierają wizji. Ważne jest zatrudnianie, awansowanie i szkolenie pracowników, którzy aktywnie wspierają zmianę i pomagają w osiągnięciu oczekiwanego stanu. Nowe projekty umożliwiają ciągłe „odświeżanie” procesu zmian.

Zarządzanie zmianą3

Jednym ze sposobów utrwalenia zmian w organizacji jest stworzenie kultury ciągłego doskonalenia. Zwiększenie wydajności możliwe jest poprzez działania zorientowane na oczekiwania klientów oraz poprawę produktywności czyli lepsze przywództwo i bardziej efektywne zarządzanie. Proces ten może obejmować weryfikacje struktury organizacji, a nawet zmianę personelu. Ważne jest ugruntowanie organizacji ciągłego doskonalenia, wdrożenie procesu ustalania kolejnych celów oraz wypracowanie własnych metod zapewniających osiągnięcie przyszłych sukcesów.

 

Zmiana ma wpływ na każdego członka zespołu – powoduje niestabilność i poczucie zagrożenia. Wraz z upływem czasu pracownicy reagują na nią jednak nieco inaczej. Na początku procesu transformacji, nawet gdy mamy do czynienia z niewielką zmianą, wywołuje ona szok.

 

Aby sukcesywnie prowadzić zmianę, należy poświęcić uwagę trzem głównym czynnikom takim jak zespół, zadanie i osoba. Wszystkie te elementy muszą być  ciągle monitorowane, gdyż zaniedbanie któregoś z nich, może prowadzić do napięcia i stresu w grupie. Wyniki wdrożonej zmiany odnoszą się do obszarów w tych trzech elementach.

 

Dzięki procesowi zmian, uczymy się nowych rzeczy. Przebycie tej drogi jest niezbędne do uzyskania wyższych kompetencji i wdrożenia u siebie filozofii ciągłego doskonalenia. Na początku, gdy jesteśmy osobami niedoświadczonymi potrzebujemy kierowania ze strony liderów i menadżerów, pomagają nam oni przejść przez trudny początek procesu zmiany. Kiedy robimy postępy, jesteśmy skłonni do nauki nowych umiejętności i proces uczenia jest dla nas niezwykle wartościowy. Później stajemy się kompetentnymi pracownikami, którzy potrzebują jedynie wsparcia i sporadycznej kontroli. Cechuje nas wysoka motywacja i chęci działania. Na ostatnim etapie, jesteśmy pracownikami biegłymi, którzy doskonale odnajdują się w delegowanych zadaniach. Odpowiedzialność za zadanie, jest nam szczerze i bez obawy powierzana.

O autorze

Patryk Cichorczyk

Patryk Cichorczyk

Pasjonat doskonalenia funkcjonowania firm oraz czytania książek. Do każdego działania podchodzi metodycznie. Przeprowadził z sukcesem wiele projektów, a niektóre z nich prowadziły do zwiększenia produktywności nawet o 60%. Każde doświadczenie stara się traktować jako lekcję. Następnie przetwarza zdobytą wiedzę, tworząc kursy online, co daje możliwość podzielenia się swoim doświadczenie z nieograniczoną ilością osób. Obecnie wdraża kompleksowy System Zarządzania oparty na zasadach i narzędzia Lean. Jego głównym celem jest nauczyć polskich przedsiębiorców podejścia naukowego do zarządzania, które maksymalizuje efekty funkcjonowania ich firm.