Dla zrozumienia dalszej pracy nad ciągłym doskonaleniem będącego częścią japońskiej filozofii Kaizen, niezbędne jest wprowadzenie pojęcia Gemba. Pojęcie wywodzi się z języka japońskiego, jego definicje podaje Masaaki Imai. Oznacza rzeczywiste miejsce działania, pracy oraz miejsce, w którym dodawana jest wartość dla klientów. W rzeczywistości produkcyjnej zwykle odnosi się do hali produkcyjnej.
Inicjatywy zmian, działań doskonalących Kaizen, często wychodzą bezpośrednio z samego miejsca pracy Gemba, a nie „z góry”. Dla określania trafnych działań Kaizen niezbędna jest dobra znajomość i zrozumienie tego co się dzieje w miejscu pracy. Dlatego nieocenioną pomocą, często okazuje się doświadczenie osób pracujących na konkretnych stanowiskach, które najlepiej znają charakter pracy i jako pierwsi mają do czynienie z pojawiającymi się problemami. Menadżer, którego zadaniem jest zarządzanie ciągłym doskonaleniem, również musi poświęcić czas na dokładne poznanie swoich procesów. Nie da się sprawnie zarządzać działaniami Kaizen jedynie z za biurka, konieczne jest przejście po Gemba oraz analiza i poznanie procesów. Pomaga to zlokalizować miejsce wprowadzania usprawnień, konkretne miejsca na hali produkcyjnej lub miejsca kontaktu z klientem, dla którego dane działanie będzie najbardziej efektywne.
Zarządzanie w Gemba może odbywać się na podstawie jednego z dwóch prezentowanych podejść. W pierwszy z nich wszystko opiera się na kierownictwie, to oni są najważniejsi, oni podejmują decyzję, wszystkie wprowadzane zmiany są podejmowane z ich perspektywy. Rola kierownictwa polega na dawaniu wsparcia Gemba, które jest uważane za podstawę funkcjonowania organizacji.
Drugie podejście to koncentracja na procesach dodających wartość oraz pracownikach, którzy je realizują. Zmiany są wdrażane, aby w pierwszej kolejności optymalizować przebieg procesów. To pracownicy mają kluczowe słowo w podejmowaniu decyzji, kierownicy są wsparciem, aby wszystkie problemy występujące w Gemba były jak najszybciej eliminowane. Rola kierownictwa polega na tworzeniu polityki organizacji, zapewnieniu odpowiednich zasobów i zarządzaniu Gemba.
Kierownik ma wiele ról podczas zarządzania pracą w Gemba. Jego działania można podzielić na dwa rodzaje. Działania polegające na analizie pracy, jej wydajności i śledzeniu pozostałych wskaźników oraz działania, które mają zapewnić pracownikom odpowiednie zasoby do wykonywania swoich obowiązków. Ważne jest bowiem zachowanie równowagi pomiędzy pracą a zasobami pracy. Kierownik musi między innymi zadbać o podnoszenie jakości stanowisk i pracy osób w Gemba. Dba zatem o eliminacje wszystkich typów marnotrawstw, wprowadzanie elementów zarządzania wizualnego w miejscu pracy, właściwe utrzymanie stanowisk, zapewnienie potrzebnych zasobów (informacji, sprzętu, materiału) oraz zawsze aktualne standardy. Kolejną rolą kierownictwa jest dbanie o ciągłe doskonalenie m.in. tworzenie działającego systemu sugestii, kreowanie w pracownikach nawyków samodyscypliny, podnoszenie ich motywacji oraz wspólną prace nad rozwiązywaniem problemów. Ponadto kierownictwo musi zarządzać i analizować prace logistyki, nadzorować poziom oraz zmiany kosztów i jakości oraz przełożenie na zysk.
Dla skutecznego działania w Gemba Kaizen, należy pamiętać o przestrzeganiu 5 podstawowych zasad.
1. Gdy pojawia się problem, zacznij od miejsca działania, czyli od Gemba – idź na halę fabryczną lub miejsca dodawania wartości i obserwuj. Weź pod uwagę doświadczenie pracownika, nie bój się pytać go o jego punkt widzenia.
2. Sprawdź gembutsu, czyli sytuację i inne materialne przedmioty znajdujące się w Gemba – szukaj przyczyny awarii.
3. Podejmij na miejscu tymczasowe działania zaradcze.
4. Poszukaj bezpośredniej przyczyny problemu. Stosuj technikę „pięciu pytań dlaczego”. Pytaj „dlaczego” aż do uzyskania przyczyny źródłowej.
5. Określ odpowiednie standardy zapobiegające powtórzeniu się problemu.
Aby usprawniać proces wykrywania i identyfikacji problemów wykorzystuje się różnego rodzaju metody czy narzędzia. Najbardziej efektywnie odbywa się to właśnie w Gemba we współpracy z pracownikami, którzy są najbliżej danego procesu. Do tego celu świetnie sprawdzi się aplikacja Problem Box, która nie tylko pomoże w zbieraniu zgłoszeń problemów i pomysłów pracowników, ale także ich zmotywuje i zaangażuje, poprawi komunikację w przedsiębiorstwie oraz skróci ścieżkę decyzyjną. Dodatkowo zapewnia się tym samym większe bezpieczeństwo pracy, usprawnienie procesów oraz poczucie pracowników, że mają wpływ na lepsze funkcjonowanie firmy i że są jej częścią.
Pamiętaj jak niezbędna jest praca w Gemba, staraj się zawsze rozwiązywać problemy w miejscu akcji. Nie opieraj swoich rozwiązań jedynie na teoretycznych rozważaniach wypracowywanych w biurze. Sprawdź czy mają realne odzwierciedlenie w rzeczywistości produkcyjnej twojej firmy.
Jednym z efektów Kaizen, może być zmniejszenie kosztów produkcyjnych. Jednak jest to efekt pośredni, nie zaś główna motywacja działań ciągłego doskonalenia. Działania Kaizen wynikają z dalekowzrocznej perspektywy poprawy jakości, efektywności procesów, nie zaś na krótkowzrocznym cięciu kosztów. Dzięki eliminacji strat, wynikających z siedmiu typów marnotrawstwa Muda, możliwe jest zminimalizowanie kosztów a tym samym poprawa zyskowności procesu.
Zobacz też inne artykuły związane z filozofią Kaizen:
2. Kaizen – japońska filozofia ciągłego doskonalenia
4. Metoda Kaizen – System Zarządzania
9. Kurs Kaizen
O autorze
