Aby właściwie zrozumieć i świadomie wdrażać japońską filozofię ciągłego doskonalenia – Kaizen, warto zapoznać się z jej 10 zasadami, a brzmią one następująco:
1. Problemy stwarzają możliwości
Może wydawać się to dziwne, ponieważ dążymy do niwelowania niezgodności. Jednak nie zawsze jesteśmy gotowi, aby im zapobiec, dlatego warto analizować spotykające nas sytuacje i wyciągać z nich odpowiednie wnioski. Traktuj takie sytuację jako formę rozwoju. Bądź gotowy do porzucenia tradycyjnych sposobów myślenia i podchodź do procesu z otwartą głową. Pojawiające się problemy są cenne, ponieważ dostarczają możliwości poprawy.
2. Pytaj 5 razy Dlaczego?
Myśl pozytywnie, nie mów o tym, dlaczego coś nie zadziała; lepiej zapytaj o usprawnienia, które mogą doprowadzić do konkretnych działań. Spróbuj także dojść do źródła problemu wykorzystując metodę 5 WHY.
Przykład: „Klient otrzymał produkt niezgodny z jego oczekiwaniami”
- Dlaczego Klient otrzymał niezgodny produkt?
Ponieważ zlecenie nie zostało wyprodukowane z nową specyfikacją.
- Dlaczego zlecenie nie zostało wyprodukowane z nową specyfikacją?
Ponieważ Lider projektu nie przekazał informacji do reszty działów o konieczności modyfikacji parametru wytrzymałości.
- Dlaczego Lider projektu nie przekazał informacji…?
Ponieważ był w tym czasie na L4 z powodu choroby, a dział Kadr nie poinformował o jego nieobecności pracowników, co spowodowało zaburzenie przepływu informacji.
- Dlaczego dział Kadr nie przekazał informacji o nieobecności Lidera projektu?
Ponieważ w firmie nie ma wypracowanego standardu przepływu informacji o urlopach
i rotacjach pracowników
Akcja korekcyjna:
Opracowanie systemu informowania pracowników o absencjach i wyznaczonych zastępstwach
3. Bierz pomysły od wszystkich
Nie siedź z boku, bądź aktywny podczas pracy zespołu. I bądź otwarty na pomysły i sugestie wszystkich. Dodatkowo wyzbądź się krytyki, która przychodzi nam z taką łatwością, ponieważ w ten sposób zduszamy ducha zespołu i odrzucamy pomysły, które mogą mieć potencjał niewidoczny na pierwszy rzut oka.
4. Myśl nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia
Utrzymuj atmosferę wzajemnego szacunku, nie oceniaj zbyt pochopnie proponowanych przez innych idei i rozwiązań. Pytaj i pamiętaj, że nie ma czegoś takiego jak głupie pytania.
5. Odrzucaj ustalony stan rzeczy
Wyjdź poza ramy i poszukaj pomysłów tak, gdzie do tej pory nie szukałeś. Nie szukaj kozłów ofiarnych i nie spędzaj czasu na uzasadnianie własnych działań, patrz w przyszłość, nie w przeszłość.
6. Odrzucaj wymówki, że czegoś nie da się zrobić
Zamiast szukać powodów, dlaczego nie da się czegoś zrobić, poszukaj sposobu i miej odwagę działać. Stosuj się do zasady: lepiej wdrożyć 60% rozwiązań teraz niż czekać rok na wdrożenie 100% rozwiązań.
7. Wybieraj proste rozwiązania, nie czekaj na idealne
Stan idealny istnieje tylko w teorii, w praktyce zawsze jest coś, co można poprawić, czy zmodyfikować. Na tym polega rozwój. Pamiętaj, że rozwiązania nie muszą być trudne i skomplikowane – w prostocie tkwi siła.
8. Użyj sprytu zamiast pieniędzy
Jest to chyba najciekawsza zasada i najcenniejsza rada. Nie sztuka rozwiązać problem wydając krocie, czy mając rzeszę doświadczonych ekspertów. Sztuką jest wykorzystanie sprytu i odniesienie sukcesu nie mając do wykorzystania tych zasobów. Pamiętaj: 10 osób w zespole jest lepszym rozwiązaniem niż 1 specjalista.
9. Pomyłki koryguj na bieżąco
Monitorowanie wprowadzanych rozwiązań spowoduje, że będziesz mieć większą kontrolę nad procesem. Szybciej wyłapiesz pojawiające się niezgodności i nie będziesz przez nie zaskoczony. Ważne jest, aby korygować je na bieżąco, zanim się nagromadzą, czy zwiększą poziom problemu. Lepiej robić małe błędy, żeby unikać dużych. Wykorzystaj do tego celu system: PDCA – Plan, Do, Check, Act.
10. Ulepszanie nie ma końca
Kaizen nigdy się nie kończy, doskonalenie jest ciągłą drogą. Może brzmi to pesymistycznie, jednak patrząc na to z innej strony, ciągłe doskonalenie oznacza ciągły rozwój – świadomość, że przez swoje działania stajemy się coraz lepsi i bardziej doświadczeni jest zdecydowanie bardziej pozytywna ?. Dodatkowo metoda to nie wymaga od nas wielkich zmian, tylko motywuje, aby małymi krokami stawać się coraz lepszym.
Zobacz też inne artykuły związane z filozofią Kaizen:
2. Kaizen – japońska filozofia ciągłego doskonalenia
4. Metoda Kaizen – System Zarządzania
9. Kurs Kaizen
O autorze
