Kaizen – japońska filozofia ciągłego doskonalenia

Pojęcie Kaizen powinno być znane każdemu pracownikowi, a zwłaszcza temu zajmującemu się działaniami jakościowymi w przedsiębiorstwie. Jest to podstawa w kulturze ciągłego doskonalenia. Słowo to jest wielowymiarowe – oznacza drobne działania, jak i całą filozofię ciągłego doskonalenia tzw. „małymi kroczkami”. Dosłownie tłumacząc słowo Kaizen można je podzielić na dwa trzony.

Kaizen jest procesem ciągłym i realizowanym w małych krokach. Jego głównym celem jest eliminacja marnotrawstwa poprzez wdrażanie mały zmian, a ich kumulacja prowadzi do ciągłej poprawy efektywności procesów. Kaizen’em można nazwać takie rzeczy jak działania, pomysły, drobne usprawnienia. Aby uruchomić myślenie na temat Kaizen i podążania tą filozofią, powinniśmy realizować działania, które wspierają daną filozofię, takie jak:

• Ciągła obserwacja procesów oraz ich analiza, namierzając marnotrawstwo;
• Warsztaty Kaizen mające na celu poznanie priorytetowego procesów, jego dogłębną analizę, a następnie wdrożenie wybranych działań realizując je w grupie warsztatowej;
• System dający możliwość zgłaszania wszystkim pracownikom zgłoszenie sugestii na poprawę swojej pracy, jak i całego systemu;
• Koło jakości polegające na szukaniu przyczyny źródłowej problemu, który wybraliśmy do analizy, a następnie ich rozwiązywaniu.

Filozofia Kaizen wywodzi się z japońskiej kultury, a jej znaczenie towarzyszy Japończykom od wielu pokoleń. Na Kaizen należy patrzyć jako na całość. Jego wszystkie aspekty determinują ciągły rozwój firmy, jak i procesów.

Aby Kaizen mogło funkcjonować jako Metoda i system zarządzania, wymaga zaangażowania wszystkich pracowników organizacji na każdym szczeblu. Poprzez ciągłe doskonalenie procesów i eliminację marnotrawstwa, prowadzącą do poprawy całego systemu produkcyjnego, pracownicy wdrażają u siebie nawyk ciągłego doskonalenia, który następnie jest rozprzestrzeniany na wszystkie obszary. Osobą promującą dane podejście na całym świecie jest Masaaki Imai, który jest liderem w tej dziedzinie.

Aby wykorzystanie Kaizenów przynosiło dobre efekty, należy zwrócić uwagę na dwie płaszczyzny: działania na Gemba oraz działania Kierownictwa. Gemba to miejsce akcji, w którym pracownicy są najbliżej procesu, więc mogą oni najszybciej dostrzec i zgłosić pojawiające się błędy. Natomiast rolą kierowników jest odpowiednio pokierować i zmotywować pracowników, aby informacje o błędach miały szanse trafić do kogo trzeba, aby podjąć odpowiednie kroki usprawniające, dlatego tak istotne jest Przywództwo i rola lidera. Do wychwycenia błędów i obszarów, którym wskazane będą działania Kaizen, świetnie sprawdzi się narzędzie, jakim jest System sugestii.

Proces Kaizen składa się z trzech składowych, które są niezbędne, aby efektywnie działać nad poprawieniem swoich procesów. Pierwszą z nich jest chęć doskonalenia, a więc świadomość o możliwościach eliminowania marnotrawstwa oraz o miejscach ich występowania. Drugą jest zespół, który podejmuje się analizy, obserwacji i pracy nad rozwiązaniem. Trzecią składową są dane, które zapewniają podjęcie dobrych decyzji w oparciu o obiektywne, realne wyniki, a nie subiektywną ocenę poszczególnych członków zespołu. Kiedy jednocześnie istnieją mamy możliwość i przestrzeń do realizacji działań Kaizen w obrębie naszych procesów.

Proces Kaizen jest opisany przez 10 zasad Kaizen, które warto przyswoić, aby sprawniej działać zespołowo podczas pracy zgodnie z metodyką Kaizen.

W całej firmie musi zaistnieć 8 czynników, które ułatwiają i wzmacniają działania Kaizen. Należą do nich:

• Gotowość do zmiany, otwarcie na nowe, często nietradycyjne rozwiązania. Więcej o Zarządzanie Zmianą napisaliśmy tutaj link.
• Wizja procesu – a więc zaczynanie z wizją końca, stanem, którego do osiągnięcia chcemy zmierzać;
• Narzędzia i metody – znajomość metod rozwiązywania problemów i analizy przyczyny;
• Szkolenia – będące odpowiedzią na chęć ciągłego doskonalenia, pozwalają budować kompetencje w zespole oraz kulturę organizacyjną;
• Znajomość struktury Lean – a więc zależności między poszczególnymi narzędziami oraz projektami Lean prowadzonymi w firmie;
• Warsztaty umożliwiające zespołową pracę w efekcie, której powstaje plan wdrożenia;
• Komunikacja – określenie zasad i kanałów komunikacji członków zespołu projektowego oraz informowania osób związanych z realizowanymi działaniami;
• Wskaźniki – pozwalają śledzić poziom realizacji założeń projektu, zwracają uwagę na potencjalne odchylenia i umożliwiają szybszą reakcję na nieprawidłowości.

Działania Kaizen, choć często dotyczą prostych rozwiązań, nie są tak proste do wdrożenia. Niekiedy okazuje się, że choć dla nas pomysł wydaje się rewelacyjny, nie koniecznie inni przyjmują go równie entuzjastycznie. Czasami udaje się wprowadzić rozwiązanie do firmy, ale szybko wracamy do starych nawyków. Zarządzanie zmianą w taki sposób, aby została ona zaakceptowana też nie jest prostym zadaniem. Często siła przyzwyczajeń i strach przed nowościami powodują, że niechętnie podchodzi się do tematu zmian. Jednak, jeżeli umiejętnie pokieruje się tym procesem i przekona się do niego pracowników, to zdecydowanie zwiększa się szansa na wdrażanie zmian w życie oraz czerpanie korzyści, jakie ze sobą niosą.

Jak więc zapewnić skuteczność działaniom Kaizen? Należy pamiętać o kilku etapach, które okazują się w tym niezbędne.

• Po pierwsze należy nastawić się na ciągłą obserwację i otworzyć na poszukiwanie problemów.
• Powinno się jasno zdefiniować istotę problemu.
• Wnioski trzeba zawsze opierać na podstawie przeprowadzonych analiz i zebranych danych.
• Należy skupić się na dotarciu do sedna problemu i określeniu przyczyny źródłowej.
• W następnej kolejności należy zdefiniować oraz przygotować rozwiązanie.
• Rozwiązanie powinno się wypróbować w praktyce oraz sprawdzić w kontekście występowania ewentualnych dalszych nieprawidłowości.
• Następnie trzeba wdrożyć rozwiązanie i opracować sposób kontroli wyników.
• Ostatnim etapem jest standaryzacja rozwiązania, która zapewnia jego utrzymanie.

Działania Kaizen powinny być zawsze związane z działalnością organizacji, iść w zgodzie ze strategią biznesową i wpływać na poprawę wskaźników istotnych z perspektywy organizacji. Dla wszystkich działań możliwe jest określenie potencjalnego wpływu na biznes, jakie przyniesie wdrożenie tych rozwiązań. Należy pamiętać, że nawet niewielkie zmiany w górnym strumieniu wartości, a więc w pojedynczych operacjach czy liniach produkcyjnych, mają znaczenie w kontekście wydziałów, co z kolei przekłada się na prace całej fabryki, a także na cały łańcuch dostaw.

Odpowiednie dobranie działań jest istotne, jednak zakładając, że podobne sytuacje mogły spotkać już kogoś innego przed nami, warto zapoznać się z Przykładami Kaizen, które zostały zrealizowane w innych przedsiębiorstwach. W ten sposób można znaleźć receptę na rozwiązanie swojego problemu albo inspirując się danym przykładem dopasować rozwiązanie pod swoje warunki, czy też po prostu zwiększyć swoją pulę możliwości, która może przydać się w przyszłości.

Dzięki korzyściom, jakie niesie za sobą wdrożenie Kaizen, możemy skojarzyć go z innowacją. Jednak należy pamiętać, że Kaizen, a innowacja znacząco się od siebie różnią i nie powinno się uznawać tych pojęć za tożsame. Są to modele, które pozytywnie wspierają rozwój przedsiębiorstwa, jednak prezentują one zarówno inny charakter zmiany, jak i drogę do jej osiągnięcia.

Temat Kaizen jest bardzo obszerny, dlatego jeśli zaciekawił Was ten artykuł i chcielibyście zgłębić swoją wiedzę w tym temacie, koniecznie zapoznajcie się z ofertą kursu o tej tematyce. Znajdziecie go tutaj: Kurs Kaizen

Zobacz też inne artykuły związane z filozofią Kaizen:

1. 10 zasad Kaizen

2. Gemba – u źródła

3. Kaizen, a innowacja

4. Metoda Kaizen – System Zarządzania

5. Przykłady Kaizen

6. Przywództwo i rola lidera

7. System sugestii

8. Zarządzanie zmianą

9. Kurs Kaizen

10. Filozofia Kaizen