Co to jest system sugestii? Jest to złożony proces, który ma na celu zaangażowanie wszystkich pracowników w firmie do ciągłego doskonalenia. Pozwala on na zmianę kultury we wszystkich obszarach i promowanie doskonalenia małymi krokami. Dzięki takiemu podejściu możliwa jest codzienna realizacja wielu Kaizenów na różnych poziomach przedsiębiorstwa, które są częścią japońskiej kultury ciągłego doskonalenia.
Funkcjonowanie systemu sugestii oparte jest na założeniu, że działania optymalizacyjne powinny odbywać się we wszystkich obszarach. Dzięki temu kultura zmienia się na wszystkich płaszczyznach funkcjonowania firmy.
Zaangażowanie w działania Kaizen może być uwzględnione w premii lub awansie. Dzięki temu pracownicy będą wiedzieć, że dana postawa jest ceniona w danej kulturze. Bez czynnika zmiany, firma nigdy nie stanie się inna – lepsza, bardziej efektywna, większa, konkurencyjna…
Po wyborze komercyjnego systemu sugestii lub stworzeniu własnego programu należy taki system wdrożyć poprzez zdefiniowanie standardu jego funkcjonowania oraz przeszkolenie pracowników. Aby udało się utrzymać wdrożony system sugestii i aby zaczął on funkcjonować w przedsiębiorstwie, trzeba nieustannie dbać o cykliczne działania w ramach jego funkcjonowania. Do takich działań zaliczamy:
- Zgłaszanie pomysłów – czyli zbieranie problemów i prowadzenie bazy rozwiązań,
- Analizę pomysłów – a więc określanie pomysłów do wdrożenia i przekazywanie informacji na temat wszystkich rozpatrywanych pomysłów,
- Wdrożenie – obejmujące takie zadania jak określenie osoby odpowiedzialnej, analizę stanu obecnego oraz planowanie wdrożenia,
- Wynagrodzenie – polegające na ocenie rezultatów i wynagrodzeniu w postaci nagrody,
- Podsumowanie działań – czyli podsumowanie rezultatów projektu, informowanie pracowników o nagrodzonych pomysłach i propagowanie systemu sugestii wśród pracowników.
Pierwszym etapem wprowadzania systemu sugestii jest jego wdrożenie. Aby zwiększyć ilość zgłoszonych pomysłów, powinno się maksymalnie uprościć system zgłaszania problemów. Przed rozpoczęciem zbierania pomysłów należy upewnić się, że system sugestii jest jasno opisany, a każdy pracownik wie jak zgłosić pomysł oraz jak wygląda procedura przyjmowania i realizacji wybranych pomysłów. Powinno się również zestandaryzować i umieścić na tablicy informacyjnej etapy prowadzenia pomysłu, od zgłoszenia po podsumowanie.
Najważniejsze w zgłaszaniu pomysłów jest to, aby pracownik w łatwy i szybki sposób mógł zgłosić swoje spostrzeżenia. Każde zgłoszenie powinno więc zawierać:
- Dział oraz proces, w którym proponowana jest zmiana,
- Przedstawienie problemu,
- Opis problemu z analizą stanu obecnego,
- Proponowane rozwiązanie z opisem planu wdrożenia,
- Potencjalne korzyści z realizacji pomysłu.
Istnieje kilka możliwych sposobów na zgłaszanie problemów. Można robić to poprzez elektroniczny formularz służący do zgłaszania problemów, czy tradycyjną kartkę papieru i skrzynkę na pomysły. Nowoczesną i praktyczną formą może być również wykorzystanie aplikacji – takiej jak Problem Box. Jest to gotowe i sprawdzone rozwiązanie.
Aplikacja pomoże Ci w:
- przyspieszeniu realizacji pomysłów,
- zaangażowaniu pracowników,
- przełożeniu pomysłów na realne korzyści,
- zwiększeniu dostępności informacji zwrotnej dla zgłaszającego,
- zaangażowaniu kierownictwa,
- stworzeniu własnego systemu sugestii.
Ocena pomysłów powinna być przejrzysta, a każdy pracownik, którego pomysł jest rozpatrywany, powinien w niej uczestniczyć lub być poinformowany o sposobie i ocenie pomysłu. Kryteriami oceny pomysłów są koszty, korzyści i efektywność wdrożenia.
Przy ocenie należy zwrócić uwagę, czy wartość korzyści jest większa, niż wartość kosztów realizacji proponowanego rozwiązania. Wszystkie oceny muszą być jak najszybciej rozpatrywane, a informacje na ich temat przekazywane osobie zgłaszającej, jak i innym pracownikom. Pokaże to im, że system sugestii funkcjonuje i można z niego korzystać w każdej chwili, kiedy tego potrzebują.
Nie podlega wątpliwości fakt, że system sugestii przynosi mnóstwo korzyści dla firmy, pozwala na wyłapanie błędów lub niezgodności, a tym samym usprawnić procesy w przedsiębiorstwie angażując przy tym pracowników, którzy są bardziej zmotywowani i czują się częścią firmy.
Zobacz też inne artykuły związane z filozofią Kaizen:
3. Kaizen – japońska filozofia ciągłego doskonalenia
5. Metoda Kaizen – System Zarządzania
9. Kurs Kaizen
O autorze
