Jeżeli zapoznałeś się już z japońską filozofią ciągłego doskonalenia – Kaizen oraz metodyką, która powstała na jej podstawie, pewnie zastanawiasz się, jakie działania mogą pełnić rolę usprawniających „małych kroczków”. W tym artykule zostaną przedstawione przykłady takich działań. Na pewno pomogą one zobrazować schemat postępowania z Kaizenami i sposoby identyfikacji niezgodności.
Przyjrzyjmy się bliżej kilku działaniom Kaizen. Pierwszy pomysł to rozwiązanie Poka-Yoke, mające zabezpieczyć nas przed popełnieniem błędu i wypuszczeniem z procesu wadliwej sztuki produktu. W tym celu można zamontować sygnalizację świetlną, która uruchamia się, gdy wszystkie parametry produktu są zgodne z wymogami – w takim wypadku dioda świeci zielonym światłem. W przeciwnym wypadku zapala się dioda czerwona i oznacza to, że produkt wymaga naszego działania korekcyjnego.
Następny pomysł dotyczy usprawnienia procesu rozdzielania zadań pracownikom oraz śledzenie ich statusów. W tym celu można stworzyć tablicę informacyjną z harmonogramem wysyłek z podziałem na trzy sekcje: pierwsza z nich to zamówienia, gdzie trafiają wszystkie przyjęte zamówienia, druga sekcja zawiera zamówienia, które nie zostały odebrane, natomiast trzecia reprezentuje bieżący tydzień. Bieżący tydzień z kolei zawiera zamówienia, zaplanowane, w trakcie realizacji oraz zakończone. Wizualizacja i przejrzystość tablicy pozwoli na szybsze rozdzielenie zadań oraz łatwą identyfikację statusu każdego z zamówień.
Kolejny Kaizen również dotyczy śledzenia statusów zleceń produkcyjnych. Dla usprawnienia śledzenia pliku oraz korzystania z niego przez pracowników z kilku działów można przenieść go do sfery on-line. Dzięki temu jest on możliwy do wyświetlenia na każdym urządzeniu mobilnym przez osoby, które mają udzielony dostęp. Pozwala to na częstsze aktualizowanie zawartych w nim danych, przez osoby obecne na każdym etapie przepływu strumienia wartości.
Następny przykład to system kanban. Metoda kanban jest wizualnym systemem organizacji dostaw części, półwyrobów, materiałów do produkcji w momencie wystąpienia faktycznego zapotrzebowania na te elementy. Jest sygnałem oznaczającym konieczność złożenia zamówienia, w celu uzupełnienia braków. Kanban umożliwia produkowanie dokładnie tego, na co jest zapotrzebowanie, w ilości, jaką chce klient. Wspiera on zarządzanie oraz steruje produkcją.
W wyniku projektu SMED w jednej z firm z branży automotive podjęto m.in. poniższe dwa działania Kaizen. Pierwsze z nich pozwoliło na opisanie, posegregowanie i odpowiednie ułożenie narzędzi niezbędnych do przezbrojenia na dedykowanym do tego celu wózku. Skróciło to czas przezbrojenia dzięki umożliwieniu podjechania wózkiem bezpośrednio w okolice przezbrajanego miejsca. Wózek został ponadto zaopatrzony w listę kontrolną oraz oznaczenie miejsc dla narzędzi, co pomogło w błyskawicznej identyfikacji ewentualnych braków w oprzyrządowaniu. Drugim pomysłem było zamienienie tradycyjnej torby z narzędziami na szuflady z kompletami narzędzi do przezbrojenia. Zalazły się tam tylko niezbędne przyrządy, ułożone według rozmiarów.
Kolejnym przykładem działania Kaizen mogą być warsztaty 5s w wybranym obszarze firmy. Pomagają one, przy wspólnej pracy z pracownikami danego obszaru, zorganizować przestrzeń, która będzie pozwalała na lepszą jakość pracy, jej bezpieczniejsze warunki oraz zwiększenie produktywności. Dzięki pięciu krokom metody, jakimi są: selekcja, systematyka, sprzątanie, standaryzacja i samodyscyplina; uzyskujemy bardziej funkcjonalną przestrzeń lub stanowiska oraz budujemy w pracownikach otwartość na zmiany i dyscyplinę do utrzymywania standardów.
Warsztaty 5s są doskonałą okazją do definiowania działań Kaizen. Podczas ich trwania mamy doskonałą okazję do skorzystania z wiedzy kilku osób. Warsztaty są prowadzone wspólnie z operatorami, brygadzistami lub liderami obszaru a często również z udziałem technologów lub kierowników jakości. Pozwala to spojrzeć na ten sam proces z różnych punktów widzenia oraz zwrócić uwagę na rzeczy, które są istotne dla innych działów. Warsztaty mogą być realizowane cyklicznie w poszczególnych obszarach produkcyjnych. Działania Kaizen są zbierane w jednym miejscu, które jest bazą działań doskonalących. Mogą dotyczyć różnych spraw, począwszy od poprawy bezpieczeństwa pracy, na optymalizacji sposobu pracy kończąc.
Przyjrzyjmy się bliżej przykładom działań Kaizen, które były wynikiem warsztatów 5s przeprowadzonych na obszarze produkcyjnym w procesie hartowania. Jednym z zaobserwowanych problemów były wady liniowe. Jak się okazało, odpowiedzialne były za to nierówne drogi transportowe. Zdecydowano się więc na ich naprawę. Innym drobnym usprawnieniem było zorganizowanie spotkania doszkalającego dla pracowników obszaru, które dotyczyło m.in. specyficznych wymagań dla różnych klientów i miało pomóc w zredukowaniu liczby zacieków na wyrobach, które z tego powodu były niejednokrotnie odsyłane od klienta. Innym tematem, który zdecydowano się poruszyć na szkoleniu, miało być przypomnienie sposobu poprawnego odczytywania zleceń oraz naklejek produkcyjnych, bowiem nieścisłości w tym temacie były powodem wielu niedomówień, co wymagało częstych poprawek.
Podczas warsztatów sprawdzono kompletność i aktualność wszystkich instrukcji, z których korzystano w procesie hartowania. Znaleziono kilka nieścisłości, które w najbliższym czasie miały zostać sprecyzowane. Miała także powstać nowa instrukcja stanowiskowa, uwzględniająca nowe rozmieszczenie narzędzi i przedmiotów pracy wypracowane podczas warsztatów. Dzięki pomysłowi zaproponowanemu przez pracowników obszaru postanowiono wdrożyć nowy sposób planowania zleceń dla procesu hartowania. Nowy plan miał uwzględniać ciągłe cięcie elementów, do których wykorzystywana mogła być jednakowa średnica formatki. W ten sposób, możliwe stało się zredukowanie ilości przezbrojeń, które obecnie stanowiło ok. 15% czasu dnia pracy. Innym ważnym działaniem usprawniającym było również zestandaryzowanie bazy parametrów procesu hartowania dla szyb giętych, które do tej pory były jednym z elementów wiedzy ukrytej, którą posiadali tylko nieliczni pracownicy. Ogólny dostęp do tego typu informacji pozwala na wykonanie pracy zarówno nowym, jak i doświadczonym pracownikom.
Wiele z zadań, zawartych w bazię Kaizen dotyczy drobiazgów, takich jak wymiana zużytych narzędzi lub zakup nowych. Wszystkie działania umieszczone w bazię są ważne, bo wpływają bezpośrednio lub pośrednio na zdolność dostarczania wartości do klienta. Kluczowe jest określenie, które z nich można wdrożyć od razu, a które odłożyć na później. W wyborze powinno pomóc nam określenie korzyści wprowadzanej zmiany, zdefiniowanie jej kosztu oraz poziomu trudności wcielenia planu w życie.
Kaizeny warto wykorzystywać do organizacji stanowiska pracy. Jeżeli stanowisko wydaje się być chaotyczne, a znajdujące się na nim narzędzia nie mają swoich standardowych miejsc odkładczych, to wynikają z tego tytułu straty, takie jak:
- Brak kompletności narzędzi
- Nie wszystkie używane narzędzia były sprawne
- Na stanowisku znajdowało się więcej narzędzi, niż było to konieczne
Środkiem zaradczym było zamontowanie dedykowanej tablicy (mogła to być tablica cieni) na narzędzia, gdzie każde niezbędne narzędzie miało własne miejsce, określone i opisane na standardzie. Wynikające z tego korzyści to:
- Komplet sprawnych, niezbędnych narzędzi,
- Eliminacja szukania,
- Porządek na stanowisku pracy,
- Wizualizacja brakujących narzędzi.
Przedostatni przykład pokazuje Kaizen, którego celem była standaryzacja miejsc magazynowych. W wyniku tego działania opisano nie tylko kuwety, w których znajdowały się komponenty, ale również miejsca na regale, gdzie poszczególne kuwety powinny być odkładane. Dla ułatwienia szybkiego lokalizowania komponentów nazwy zostały opatrzone zdjęciami. Ponadto wprowadzono system kodów kreskowych, który ułatwił zarządzanie wydaniami i przyjęciami magazynu i pozwolił na aktualne śledzenie poziomów magazynowych.
Ostatni przykład jest odpowiedzią na problem konieczności nadmiernego chodzenia w trakcie transportu elementów formatowych. Na layoucie zauważono, że szafa z częściami do sortera, przedmuchu i dozy znajdowała się w znacznej odległości od miejsca przeznaczenia i wykorzystania. Dlatego podjęto decyzje o przeniesienie jej do nowej lokalizacji, w bezpośrednie sąsiedztwo maszyny przezbrajanej z wykorzystaniem znajdujących się w niej elementów. Plan działania obejmował następujące kroki:
- Rozpoznać się w temacie możliwości przeniesienia szaf
- Uzyskanie decyzji na temat miejsca do przeniesienia
- Przeniesienie szaf
- Standaryzacja miejsc i wizualizacja – 5S
W wyniku działania skrócono czas przezbrojenia średnio o 3 godziny.
Pokazanie przykładowych działań zrealizowanych w ramach Kaizen, dobrze wpływa na zaangażowanie pracowników w dalszych działaniach, oraz dostarcza satysfakcji i poczucia doceniania dla osób, które pracowały nad prezentowanym rozwiązaniem. Warto ukazać stan przed oraz po, które będą opatrzone odpowiednimi zdjęciami.
Jeśli chcesz poznać inne praktyczne przykłady wdrażania pomysłów usprawniających oraz zobaczyć jakie efekty zostały uzyskane dzięki temu nisko kosztowemu podejściu do zarządzania, to obowiązkową pozycją jest książka lidera filozofii Kaizen Masaaki Imai – „Gemba Kaizen”. Książkę tą można potraktować jako dalszy etap zgłębiania tematyki Kaizen.
Zobacz też inne artykuły związane z filozofią Kaizen:
3. Kaizen – japońska filozofia ciągłego doskonalenia
5. Metoda Kaizen – System Zarządzania
9. Kurs Kaizen
O autorze
