Obecnie jedynym ograniczeniem w rozwoju firmy jest czas, a raczej jego brak. Doba dla każdego zawsze wynosi 24 godziny. Jednak nie każdy jest w stanie produktywnie wykorzystać ten czas, tak by  wszystkie wyznaczone na dzień zadania były właściwie wykonane. Co ciekawe, jedno dobrze wykonanie zadanie może przybliżyć nas do celu bardziej, niż 10 innych, pobieżnie wykonanych zadań.

Celem KPI (Key Performance Indicators) jest przekucie podstawowych założeń strategicznych organizacji na skonkretyzowane cele. Nie da się ukryć, że proces ten nie należy do łatwych i nieskomplikowanych. Droga do odpowiedniego wyznaczenia celu organizacji zaczyna się u samej góry – najwyższego kierownictwa. To dzięki ich zaangażowaniu i determinacji, firma może zmierzać w kierunku wcześniej założonego celu.

Dużym problemem dla organizacji jest zazwyczaj zbudowanie na tyle jasnego i przejrzystego kanału komunikacyjnego, by każdy z pracowników – od najwyższego do najniższego szczebla – wiedział, jaki jest cel i średnia wartość firmy i w jaki sposób może przyczynić się do ich realizacji. Dużą pomocą w rozwiązaniu tego typu problemu są właśnie KPI – kluczowe wskaźniki efektywności.

 

Więcej informacji o KPI w naszym kursie Zarządzanie procesami i wskaźniki KPI.

Czy firmom potrzebne są KPI?

Zdecydowanie tak! Aby odpowiednio komunikować się w przedsiębiorstwie, potrzebny jest wspólny, zrozumiały dla każdego język, a są nim najczęściej liczby, fakty i dane. Dzięki temu komunikacja przebiega w szybszy i bardziej efektywny sposób, co zmniejsza średni czas realizacji poszczególnych zadań. Dzięki KPI – Key Performance Indicators, które możemy zaimplementować do każdego działu firmy, mamy możliwość dostrzec postępy codziennej pracy, skoncentrować się na najistotniejszych zadaniach i zaangażować odpowiednie osoby w konkretne działania. Główną korzyścią ze stosowania KPI jest dostosowanie codziennych czynności do realizowanych przez organizację celów, co ma realny wpływ na poprawę efektywności działań w firmie.

Zasady, których warto przestrzegać podczas projektowania KPI. Wskaźniki powinny być:

wskaźniki KPI - projektowanie

zasady projektowania wskaźników KPI

Wskaźniki efektywności KPI – jak nimi skutecznie zarządzać?

Przy dużej ilości wskaźników efektywności, ważne jest, by mieć świadomość, w jaki sposób są połączone i jaka jest ich wartość. Powinny być one bezpośrednio powiązane z poszczególnymi grupami zadaniowymi w organizacji oraz odzwierciedlać efekty ich pracy. Odpowiedzialność jest przypisana do konkretnych osób, które mają realną informację o działaniach u podstaw, które składają się na realizację ogólnej strategii firmy. (zasady wdrażania wskaźników KPI w firmie produkcyjnej)

Przykładowe KPI

Odpowiednio dobrane wskaźniki pozwolą firmie na sprawny rozwój. Należy jednak pamiętać, że nie ma uniwersalnych wskaźników KPI, które sprawdzą się w każdej organizacji.

KPI - przykładowe wskaźniki

Wskaźniki KPI

Jak często aktualizować wskaźniki i kto powinien to robić?

Niestety nie ma uniwersalnej odpowiedzi na to pytanie. Niektóre wskaźniki powinny być monitorowane na bieżąco, inne z częstotliwością co godzinę, jeszcze inne co zmianę lub raz dziennie. Żeby mieć możliwość szybkiego reagowania na wzrost lub spadek wskaźników, monitorujmy je jak najczęściej. Dobrze zbudowana kultura ciągłego doskonalenia i świadomości pracowniczej jest ułatwieniem w kwestii upełnomocnienia pracowników do aktualizacji wskaźników. Dzięki temu mogą je dogłębnie przeanalizować i podjąć odpowiednie działania, związane z poprawą lub stabilizacją KPI. Przyczynia się to do zwiększenia zaangażowania pracowników w działalność organizacji.

Więcej na ten temat tutaj

Prawdziwa odpowiedzialność zaczyna się wtedy, kiedy mówimy „Chcę..”, nie natomiast „Muszę..”.

O autorze

Anna Pawłowska

Anna Pawłowska