Bądź jak Prezydent Stanów Zjednoczonych Dwight David Eisenhower!
Jak można podsumować jego życiorys? Kariera Eisenhowera była imponująca. Był absolwentem West Point oraz Akademii Sztabu Generalnego w Fort Leavenworth – renomowanych amerykańskich uczelni wojskowych. Był podporucznikiem, majorem, generałem brygady, dowódcą frontu europejskiego oraz Naczelnym Dowódcą Alianckich Sił Ekspedycyjnych podczas II Wojny Światowej. Był zwierzchnikiem lądowania w Normandii oraz pierwszym naczelnym dowódcą połączonych sił zbrojnych NATO.
Jego najważniejszą rolą była jednak prezydentura. 20 stycznia 1953 roku objął stanowisko 34. Prezydenta Stanów Zjednoczonych, które pełnił przez kolejne 2 kadencje (łącznie 8 lat). Lista jego sukcesów jest naprawdę długa!
Jak to osiągnął?
Prezydent Eisenhower wiedział doskonale, że każdy z nas ma dokładnie tyle samo dostępnego czasu w ciągu dnia – 24 godziny – ale każdy z nas inaczej nim dysponuje. Dlatego był mistrzem zarządzania czasem, potrafił ustalić ważność i pilność zadań. Dlatego to właśnie jego nazwiskiem nazwano Macierz Eisenhowera, w której można planować pilne i istotne sprawy. Stwierdzenie – „Nie mam czasu” – jest stwierdzeniem niepełnym. Brakuje informacji na co nam go brakuje, np. na Odpisanie na maila, uprawianie sportu, czytanie książek czy zdrowe odżywianie się. Wtedy mamy pełny obraz tego, co zaniedbujemy, a co chcielibyśmy / powinniśmy zrobić. Mówienie „nie mam czasu na …” świadczy o tym, że wybraliśmy zagospodarowanie go na inne aktywności. I nie ma w tym absolutnie nic złego – o ile jest to wybór przemyślany i świadomy.
Jak podnieść świadomość na temat wykonywanych przez nas aktywności?
Najpierw powinniśmy przyporządkować nasze zadania do zrobienia do dwóch kategorii – ważne i nieważne oraz pilne i niepilne.
Pobierz bezpłatny planner na naszej stronie Lean Action Plan! <klik>
Sprawdź również nasz kurs – Skuteczny lider – budowa zespołu, komunikacja.
Jak odróżniać zadania ważne od spraw pilnych?
1. Jak zidentyfikować zadania PILNE i WAŻNE?
Żeby ułatwić sobie odpowiedź na pytanie, co jest dla mnie ważne i pilne, warto przelać to na papier, najlepiej przy użyciu macierzy Eisenhowera.
Przykład:
Moją misją jest przekazać wyznawane przeze mnie wartości w środowisku, w którym żyję (rodzina, przyjaciele, społeczność, praca, środowisko) oraz żyć w równowadze:
- Praca – wykonywać w 100% powierzone obowiązki, współpracować, inspirować, uczyć się od innych oraz samemu przekazywać wiedzę i doświadczenie
- Dom – dbać o wspólne relacje, wspierać w życiowej drodze, pielęgnować postawy
- Odpoczynek – dbać o swoje zdrowie fizyczne, psychiczne oraz rozwijać swoje pasje
Pomimo pewnych uogólnień mamy tutaj wskazania do spraw, które w codziennym życiu będziemy mogli zdefiniować za ważne. Będą one ewoluowały oraz dojrzewały wraz z biegiem czasu, co będzie mogło zostać wyrażone w postaci celów do realizacji w danych okresach życia. Oczywistym jest, że pomimo tak samo zdefiniowanej misji oraz wizji będą one realizowane w różny sposób przez 25-letniego singla w pierwszej pracy, a 40-letniego ojca 2 dzieci z dużo większym bagażem życiowych doświadczeń.
2. Jak możesz zidentyfikować sprawy pilne?
Z pomocą przy określaniu priorytetów, czyli sprawy pilnej, czy sprawy niepilnej przychodzi nam jedno proste pytanie: „Ile czasu zostało mi do wykonania tego zadania? Godzina, dzień, tydzień? Każda odpowiedź może oznaczać pilność w zależności od złożoności zadania. Naturalną koleją rzeczy jest, że spraw y z biegiem czasu stają się coraz bardziej istotne, aż do momentu wybicia godziny ich terminu.
Macierz Eisenhowera to graficzna reprezentacja i jasne oddzielenie zadań ważnych od pilnych, w taki sposób, aby świadomie podejmować decyzje podczas wykonywania zadań za każdym razem.
Efektywna praca w oparciu o macierz Eisenhowera
1. Zdefiniuj rzeczy ważne – to podstawowy krok do tego, aby mieć możliwość oceny zadań do wykonania i przypisania ich do odpowiedniej ćwiartki
2. Umieszczaj rzeczy ważne jako pierwsze na liście zadań – pamiętaj, że układanie kamieni w słoju należy zacząć od tych największych, a dopiero z biegiem czasu dosypywać coraz mniejsze, aby w jak największym stopniu wypełnić cały słój. Jeśli to możliwe – wykonaj je jak najszybciej.
3. Usuwaj wszystkie zbędne i bezproduktywne czynności – zastanów się 2 razy nad tym, czy to, czym się zajmujesz, wpisuje się w definicje rzeczy ważnych i przybliża Cię do realizacji planu – jeśli nie, zrezygnuj z tego.
4. Planuj krótsze terminy realizacji, aby móc częściej wyciągać wnioski – kwartał, miesiąc tydzień – pozwolą Ci one realnie spojrzeć na swoje działania oraz bardziej się motywować. Kieruj się zasadą Davida Allena i przy złożonych projektach zadawaj sobie pytanie „Jaki jest najbliższy krok do wykonania, który przybliży mnie do realizacji priorytetów?”
5. Standaryzuj pracę – pozwoli to szybciej reagować na zdarzenia nagłe, które trafią do II ćwiartki oraz z biegiem czasu je automatyzować przechodząc do działania głównie w ćwiartce II macierz y Eisenhowera
6. Deleguj zadania lub zlecaj je na zewnątrz – nie wszystko musisz wykonywać samodzielnie. Zwiększaj kompetencje swojego zespołu, dziel się obowiązkami z innymi.
Macierz Eisenhowera – więcej na ten temat w artykule na stronie Lean Action Plan <klik>
O autorze
