Skuteczna metoda rozwiązywania problemów, czyli raport 8D

Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od stopnia rozwoju i stażu, na swojej drodze napotyka mnóstwo problemów, które mogą wpłynąć na ciągłość produkcji lub na inny proces. To nieodłączny element prowadzenia każdej firmy. Dlatego warto odpowiednio do niego podejść. Zgodnie z myślą lean „każdy problem to okazja do doskonalenia”, dlatego zawsze trzeba szukać najlepszych metod rozwiązania problemu.

Raport 8D – co to takiego?

Raport 8D to najczęściej wykorzystywana metoda rozwiązywania problemów RCA (root cause analysis) w przedsiębiorstwie. Jest często stosowana w branży automotive, gdyż pod względem jakościowym, wymagania są najwyższe. Raport 8D został zaimplementowany do przemysłu przez Forda i od tamtego czasu cieszy się popularnością. Pozwala w usystematyzowany sposób podejść do problemów i szukać dla nich rozwiązań. Metoda 8D składa się z 8 kroków, które pomagają w znalezieniu przyczyny problemu.

Zobacz nasz kurs – Metodyka Global 8D

8 kroków raportu 8D:

1D – Grupa robocza – dobór odpowiednich osób z zespołu do grupy roboczej, które będą pracować nas stworzeniem raportu. By praca przebiegała jak najefektywniej, grupa powinna spełniać poniższe wymagania:

•  Liczba członków powinna mieścić się w przedziale od 5 do 8 osób,
•  Jasno określony lider zespołu oraz należące do niego kompetencje,
•  Zaangażowanie osób z różną wiedzą i posiadanym doświadczeniem – interdyscyplinarność,
•  Członkowie charakteryzujący się dobrą znajomością omawianych wyrobów i procesów wytwórczych,
•  Wybór osób z uprawnieniami, które mogą być pomocne podczas wdrażania opracowanych rozwiązań.

2D – Opis problemu – dokładne przeanalizowanie problemu i szczegółowe zdefiniowanie go. Należy przy tym uwzględnić:

• Opis zdarzenia – podając wszystkie znane szczegóły,
• Określenie miejsca wystąpienia,
• Ustalenie momentu pojawienia się problemu,
•  Ilość sztuk wyrobów, które zostały objęte błędem,
•  Informacje o użytych sposobach identyfikacji,
•  Informacje o konsekwencjach dla klientów.

3D – Akcja natychmiastowa – zastosowanie działań, które mają zminimalizować skutki i zagrożenia związane z powstałym problemem. Celem tych działań jest także przywrócenie ciągłości produkcji oraz minimalizowanie kosztów wynikających z wytworzenia wadliwych wyrobów. Przykładowe akcje tymczasowe:

• Odroczenie wysyłek do chwili rozwiązania problemu,
• Segregowanie wyprodukowanych sztuk zarówno na produkcji jak i na magazynie, gdzie mogły już trafić,
• Wysłanie informacji do klienta, jeśli możliwe jest dostarczenie do niego wadliwych sztuk,
•  Skontaktowanie się z dostawcami, jeżeli mogli być oni przyczyną problemu.

4D – Znalezienie przyczyny źródłowej – to zadanie nie należy do najprostszych, a pomocne w tej kwestii będą narzędzia takie jak Diagram Ishikawy (więcej na ten temat tutaj) w połączeniu z 5WHY. Przyczyna źródłowa powinna być określona w sposób spójny i jednoznaczny, cały zespół powinien brać udział w jej określeniu.

5D – Akcja korekcyjna – na podstawie przyczyny można określić akcje korekcyjne/akcje korygujące, czyli listę trwałych działań korygujących, które przyniosą faktyczne rozwiązanie problemu, bez powodowania skutków ubocznych. Takie działania korygujące to:

• Dodatkową kontrolę, wprowadzoną do procesu,
• Dodanie nowej operacji (np. testowania wyrobu),
• Naprawienie wadliwych sztuk, które zostały oddane przez klienta.

6D – Weryfikacja akcji korekcyjnej – pozwala na ocenę skuteczności i poprawności ustalonej przyczyny źródłowej. Jeżeli nie widać poprawy, należy powrócić do kroku 4D i ponownie zdefiniować przyczynę błędów. Efektywnym sposobem na weryfikację akcji korygujących, jest analiza mierzalnych wskaźników, które z nich wynikają. Należą do nich:

• PPM, RPM, DPM – mówiące o ilości wad,
• Wskaźniki Cp, Cpk (SPC) – mówiące o stabilności procesu,
• Mniejszy poziom odpadu na kontroli wejściowej
• Oraz inne niemierzalne dowody.

7D – akcja zapobiegawcza – to wszystkie działania, które sprawią, że podobny problem nie powróci w przyszłości. Należy ponownie zastanowić się nad poprawą obecnego systemu i zaktualizować wykorzystywane instrukcje.

8D – ocena i zamknięcie raportu 8D – ten etap angażuje jedynie lidera zespołu, który samodzielnie lub wspólnie z klientem dokonuje oceny (klient proszony jest o pomoc, gdy wadliwe sztuki przedostały się do systemu organizacji).  Ocena, powinna opierać się na danych i wskaźnikach mierzalnych, nigdy na subiektywnych odczuciach obu stron. Po ocenie warto przedstawić wynik grupie roboczej i zainteresowanym. Warto również stworzyć archiwum raportów 8D, do którego zawsze, w razie potrzeby będzie można powrócić.

Raport 8D – przykład

Format raportu 8D może się różnić w zależności od przedsiębiorstwa, jego oczekiwań i potrzeb. Różnice mogą być zarówno wizualne jak i dotyczące różnego poziomu szczegółowości działań. Spotyka się raporty w wersji podstawowej, jak i w formie rozbudowanej listy pytań.

Więcej na temat Raportu 8D tutaj.