Najważniejsze jest, aby skupić się na fundamentach, podstawach, celem zapewniania odpowiedniej jakości danych, dostarczanych do excela. Istotnym elementem, który może pomóc usprawnić proces zarządzania jest jego automatyzacja, przy pomocy programu excel. W pierwsze kolejności należy sprawdzić jakie narzędzia excel są wdrożone w przedsiębiorstwie. Z reguły, tego typu informacje są łatwo dostępne, jednak poszczególne działy firmy mogą wykorzystywać różne narzędzia, które dedykowane są tylko do zbierania i przetwarzania określonego zakresu danych. Zdarzają się również sytuacje, kiedy przede wszystkim przedsiębiorstwa produkcyjne lub handlowe posiadają narzędzia główne, jak na przykład formatowanie warunkowe, które usprawnia wiele procesów w przedsiębiorstwie i jednocześnie odpowiada za obsługę kilku istotnych kategorii funkcji firmy. Skupiając się na przedsiębiorstwach produkcyjnych warto zauważyć, że informacje zbierane w excelu dotyczą przede wszystkim danych usprawniających proces produkcji, jak chociażby zarządzania jakością. Tego typu narzędzia, nie obejmują tylko kilku komórek. Natomiast zawierają dane, umieszczone w setkach, a czasem i tysiącach komórek, którymi należy sprawnie zarządzać przy pomocy programu excel. Sam email do pracownika z prośbą o poprawę danych, wpisanych w komórki excela może nie wystarczyć, aby zachować sprawne zarządzenie danymi ważnymi dla całego przedsiębiorstwa, przy jednoczesnej konieczności zachowania sprawności narzędzia głównego, dedykowanego do zarządzania procesami w firmie.

 

 

Narzędzia Exel w firmie

 

 

Żeby uniknąć sytuacji, gdy komórki w excelu posiadają nieodpowiednie dane konieczne jest odpowiednie zadbanie o poziom merytoryczny pracowników przedsiębiorstwa. Sprawnie działająca firma, nie może dopuścić do sytuacji, kiedy zespół zarządzający jakością produkcji, nie ma odpowiedniej wiedzy na temat średniozaawansowanych funkcji excela lub dopuszcza do okoliczności, gdy komórki excela zawierają niekompletne dane, które mogą narazić przedsiębiorstwo na starty. Aby wyeliminować tak niepożądane sytuacje, zagrażające stabilności przedsiębiorstwa na rynku warto pomyśleć o podniesieniu kompetencji pracowników, w oparciu o szkolenia, mogące skutecznie uzupełnić braki personelu w wiedzy z zakresu obsługi excela oraz sprawić, że narzędzia do zarządzania w przedsiębiorstwie, będą obsługiwane z odpowiednią dbałością o szczegóły i poprawność danych.

 

Nasze szkolenia z Excela to Tabele przestawne – podstawy i Excel na produkcji.

 

Stojąc przed wyborem szkolenia, istotne jest jakie problemy związane z zarządzeniem przedsiębiorstwem ma ono rozwiązać. Z reguły szkolenia dobierane są zgodnie z indywidualnymi potrzebami przedsiębiorstwa i w zależności od tego, jaki jest stopień zarządzania jakością w firmie, determinuje on konkretne działania szkoleniowe. A zarządzanie jakością w przedsiębiorstwie można określić w następującej skali: brak zarządzania jakością, wprowadzona kontrola zarządzania jakością, zarządzanie relatywne, zarządzanie prewencyjne, system zarządzania jakością na stałe wbudowany w strukturę przedsiębiorstwa. W przypadku konieczności poprawy jakość jakiegoś procesu produkcyjnego, musimy najpierw wybrać odpowiedni proces i w następnym kroku rozeznać rynek, celem znalezienia odpowiedniego szkolenia z wybranego zakresu.

 

kursylean.pl blog

 

W jaki sposób wprowadzić automatyzację kontroli procesów w przedsiębiorstwie?

 

Nie ma możliwości wdrożenia usprawnienia wszystkich procesów produkcyjnych w organizacji. Należy to robić stopniowo, najczęściej wykorzystując działania testujące. Jednym z najlepszych narzędzi do testowania jest w takim przypadku excel. Tylko w excelu możemy stworzyć takie narzędzia, które przy użyciu prostych funkcji, czasem zmieniając tylko kilka komórek zdecydowanie usprawnią pracę przedsiębiorstwa. Przykładowo, system w excelu do zarządzania jakością przy użyciu odpowiednich danych może pozwolić zgłaszać niezgodności w zarządzaniu jakością produkcji, tworzyć raporty podsumowujące, dodatkowo jest on w pełni zautomatyzowany. Jeśli są zgłaszane kolejne niezgodności, excel uaktualnia raport. Odpowiednia ilość danych z raportów miesięcznych w excelu pozwala również archiwizować informacje. Warto także pamiętać, że prawidłowo skonfigurowane narzędzia, umożliwiają wysyłkę wiadomości mailowej z poziomu excela, obejmującą interesujące nas kategorie.

W przedsiębiorstwach produkcyjnych świetnie sprawdzi się formularz do zgłaszania niezgodności. Odpowiednio przygotowany formularz będzie zbierał dane, dotyczące przede wszystkim numeru produktu, osoby zgłaszającej błąd, gdzie i kiedy został zgłoszony błąd, numeru linii, na której wystąpił błąd, jaka jest kategoria wady oraz z jakiego powodu produkt jest niezgodny ze specyfikacją. Nie powinno się zapominać, aby formularz błędu był odpowiednio zintegrowany z bazą danych produktów przedsiębiorstwa. Bez określenia prawidłowego źródła danych, arkusze w excelu będą narzędziem, które zarejestruje tylko cześć niezgodności. Natomiast pozostałe mogą zostać niewychwycone w trakcie procesu kontroli jakości i tym samym powodować znaczne starty dla firmy.

 

kursylean.pl blog

Podsumowanie

 

Jak widać czasem nie warto popadać w koszty, wybierając bardzo skomplikowane i drogie w eksploatacji narzędzia do kontroli produkcji. W wielu przypadkach wystarczy zautomatyzowany plik w excelu, który wskaże komórki, gdzie wystąpił błąd. Warto wziąć pod uwagę, że excel to dobry krok, aby usprawnić wiele procesów w firmie, opierających się na różnych zmiennych i bazujących na różnych danych, które dodatkowo do tej pory były obsługiwane przez całkiem odmienne narzędzia. Dobrze przygotowane, skonfigurowane i przede wszystkim przetestowane arkusze w excelu, znajdą swoje zastosowanie w takich procesach jak:

– przyspieszenie powtarzalnych i typowych operacji, które w większości przedsiębiorstw występują. Zdarza się, że z pomocą kliku usprawnienie i ulepszeń powtarzalne operacje można na tyle zautomatyzować, aby nie wykonywać ich wielokrotnie

– analiza wrażliwości, arkusze w excelu posiadają narzędzia w postaci tabeli danych oraz element o nazwie pasek przewijania, które w połączeniu ze sobą pozwalają na wykonanie analizy wrażliwości nawet dla trzech parametrów.

 

Więcej informacji na temat narzędzi Excel znajdziesz tutaj: https://leanactionplan.pl/narzedzia-excel/

O autorze

Anna Pawłowska

Anna Pawłowska