Skuteczny System Sugestii

Zastanawiałeś się kiedyś co ma oznaczać określenie „skuteczny” w przypadku definiowania systemu sugestii? To taki wariant inicjatywy, który spowoduje, że cała organizacja będzie odczuwać potrzebę oraz chęć zaangażowania się w ciągłe doskonalenie procesów firmy. Co wiąże się z tym, że zarówno operator, jak i przedstawiciel kadry zarządzającej będzie dokładał starań zgłaszając swoje pomysły usprawnień. Choć pewnie taki scenariusz brzmi nieco idyllicznie, naprawdę jest możliwy do zrealizowania w rzeczywistości, a w tym artykule znajdziesz kilka tajników jak osiągnąć taki cel.

Na wstępie należy również zaznaczyć, że obecnie w środowisku przedsiębiorstw, system zgłaszania pomysłów pracowniczych przyjmuje różnorodne nazwy, gdzie każda z nich ma zwykle jednak jedną wspólną ideę, są to:

• System Kaizen
• Systemu sugestii Kaizen
• System sugestii pracowniczych
• System wniosków racjonalizatorskich
• Program pomysłów Kaizen
• a nawet Program innowacji

Wśród wspomnianych nazw figuruje również określenie Kaizen odpowiadające filozofii ciągłego doskonalenia. Nie ma w tym oczywiście żadnego błędu, warto jednak wiedzieć, że sama w sobie koncepcja Kaizen jest znacznie szerszym pojęciem, a program sugestii może być jej elementem, tworzącym składową budowania kultury organizacji.

Chcesz stworzyć system, ale jak przekonać pracownika żeby zgłaszał swoje pomysły?

Punktem głównym i kluczowym warunkiem do skuteczności systemu sugestii jest kultura organizacyjna, która oparta jest na zaufaniu oraz posiadaniu wspólnych wartości, które nie są pustymi sloganami, lecz założeniami z którymi faktycznie utożsamia się załoga. Jeżeli jesteś pracodawcą w tej chwili warto by było prześledzić 14 zasad Deminga, który brutalnie demaskuje problemy zarządzania wielu firm. Zastanów się czy obecne zasady w organizacji i ogólne otoczenie pozwala pracownikom wyzwolić im swoje pokłady motywacji i kreatywności?

Jeżeli jesteś na samym początku podjęcia wdrożenia programu sugestii skup się na kilku ważnych założeniach:

• Pamiętaj, że nie jest to inicjatywa, którą możesz rozpocząć dowolnie jednego dnia, lecz jest to proces, który wymaga nakładów czasu i energii. Odpowiednie przygotowanie pozwoli Ci nie spalić za sobą mostów i nie zniechęcić na starcie pracowników.
• Określ w jaki sposób rozpoczęcie programu sugestii może się przełożyć na kultywowanie misji i wizji firmy. Jeżeli masz z tym problem, spróbuj benchmarkingu! Może jest taka organizacja, która ma sprawdzone zasady działania systemu i możesz zaczerpnąć inspiracji?
• Wyznacz koordynatora programu – ale pamiętaj to nie jest „suche” zadanie do oddelegowania, Twój wybór musi być przemyślany, a pracownik powinien przejawiać odpowiednie umiejętności oraz cechy osobowości. Zapewnij również koordynatorowi odpowiednie warunki czasowe, ponieważ nie może robić tego z doskoku (to kolejny krok grożący fiaskiem).
• Ustal w jaki sposób będą zgłaszane pomysły – czy będzie się to odbywało drogą aplikacji, skrzynki ze zgłoszeniami papierowymi, korespondencją mailową (taką formę osobiście również widziałam) lub przy pomocy ProblemBox

TESTUJ APLIKACJĘ PROBLEMBOX

• Wyznacz kryteria oceny pomysłów, skonstruuj również harmonogram możliwych wdrożeń, a także system dawania informacji zwrotnej – ponieważ bez feedbacku raczej nie możesz liczyć na to, że kolejni pracownicy przyłączą się do tej inicjatywy.
• Przygotuj się do szkolenia – to nie musi być wielka procedura, ale pamiętaj jak ważne jest bezpośrednie przedstawienie zainteresowanym nowo wdrożonego systemu sugestii. Wskaż przy tym, że pod mianem wspomnianej sugestii pracowniczej może/ma się znajdować nie tylko zgłoszenie problemu, ale również pomysłu usprawnienia pracy. To w gruncie rzeczy bardzo ważne, ponieważ nieodpowiednie zainicjowanie programu może spowodować powstanie skrzynki żali i smutków, a niekoniecznie pożądany kompleks rozmaitych zgłoszeń.
• Na koniec zastanów się również czy Twój system przewiduje nagrody, a jeżeli tak, to w jakiej formie będą występowały.

Obopólne korzyści – nagroda dla pracownika, oszczędności dla firmy

No właśnie, ale jak to wygląda z kwestią nagrody? Jej finansowa postać bywa zdradliwa, może spowodować poczucie, że każdy jeden pomysł jest na sprzedaż, a im więcej ich jest tym wyższe wynagrodzenie. Ale czy forma takiego zgłoszenia idzie w parze z jego jakością? Nie zawsze. W takim przypadku warto połączyć taką koncepcję z wartością analityczną oraz nutą pomysłowości. Chcesz nagrodzić pracowników za sugestie i udział w rozwoju przedsiębiorstwa? Rozważ więc jakie mierzalne, finansowe korzyści przyniesie dany pomysł w konkretnym ujęciu czasowym (na przykład w perspektywie roku). Wyznaczając pewne graniczne wartości oszczędności jakie może uzyskać firma, określ również stawki oraz tytuły jakie możesz nadać osobom zaangażowanym. Nie zapomnij przy tym, że pewnie trafi do Ciebie kilka wniosków, których podjęcie nie przysienie współmiernych efektów do nakładów czasu i pieniędzy jakie trzeba na nie poświęcić. Jednak nie czytaj w tym impulsywnie złej woli osoby, jej również powinieneś poświęcić uwagę uzasadniając brak możliwości wdrożenia i motywując do udzielania kolejnych odpowiedzi.

Jakie korzyści niesie za sobą program sugestii pracowniczych?

Zaangażowanie pracowników niesie za sobą wielką moc dla firm, ponieważ to oni najlepiej znają procesy oraz sposób ich organizacji. Przebywając każdego dnia w gemba widzą najwięcej szczegółów, a także pojawiających się odchyleń. Inicjując system sugestii warto zwrócić uwagę, że wyciąga się tym samym rękę do pracowników, którzy mogą wypowiedzieć się w jaki sposób pracowałoby im się łatwiej, co oszczędziłoby ich czas, ich energię, a może przy tym również pozostałe zasoby. Poprawa warunków pracy, wiążę się również ze wzrostem zadowolenia, a zadowolony pracownik to taki, który odczuwa chęć uczestniczenia w budowaniu wartości. W dobie rozwijających się prężnie technologii i pędzącego rynku oraz trendów, system sugestii może być inwestycją dla firmy, która w efekcie przyniesie korzyści w postaci oszczędności, opcji wdrożenia innowacyjnych projektów, poprawę jakości, a także stanie się szansą do doskonalenia procesów.

Na koniec pomyśl jeszcze  jaki wpływ na rozwój firm może mieć ogólna świadomość pracowników na temat narzędzi i metod Lean Management i jaki potencjał drzemie w pomysłach obejmujących ich elementarne wdrożenie.